Zeitfresser Meetings – wie du Meetings effektiv gestaltest?

Wie oft hast du einen Vortrag gehört, und du merkst der Redner kommt nicht auf den Punkt. Wir langweilen uns total und haben das Gefühl, dass die Zeit nicht vergeht. Fast wie ein Ertragen des Vortrags und hoffen, dass die Zeit vergeht. Zeitfresser Meeting und Vielredner schlägt unbarmherzig zu und raubt uns unsere Zeit ergo Arbeitszeit. Zeitfresser Meeting ist eine der größten Herausforderung im Unternehmensalltag. Wie kann man nun Meetings effektiv machen?

Wenn wir in unserem beruflichen Alltag von Termin zu Termin hetzen und der Zeitdruck immer größer wird musst du auch noch zu einem Meeting. Viele Studien haben herausgefunden, dass Meetings der Zeitfresser Nr. 1 sind! Meetings ziehen sich in die Länge und sind einfach zäh. Ein Ergebnis wird dabei kaum erzielt. Im Gegenteil es ist einfach langweilig und die Teilnehmer hören kaum noch zu.

15 % der Arbeitszeit geht bei Meetings verloren und das kostet einem Unternehmen Geld. Der Schaden von uneffektiven Meetings ist für Unternehmen hoch.  32% deutscher Arbeitnehmer empfinden Besprechungen als uneffektiv und viel zu lang. Du auch?

Es gibt drei verschiedene Typen bei Meetings :

Zeitfresser im Meeting und Vielredner

In Zeitfresser Meetings gibt es 3 Hauptcharaktere. Da sind zum einen die Selbstdarsteller, die hören sich gerne reden und neigen zu längeren Monologen. Dabei sind die anderen Teilnehmer genervt und hören nicht mehr zu. Die Informationen gehen verloren, weil das Gegenüber geistig abschaltet. Zum zweiten gibt es die Unverbesserlichen, die sich in ihrer Argumentation festbeißen und jedes Detail genau analysiert haben wollen. Und zu guter Letzt diejenigen, die bereits nach kurzer Zeit abschalten und anderen Gedanken nachhängen.

 

 

ein Meeting effektiv gestalten und Vielredner stoppen!

Ich bringe hier eine GEschichte von Sokrates, der 3 Prinzipien für gute Rhetorik aufgestellt hat. Diese Prinzipien können auch ein guter Filter sein, um dem Zeitfresser im Meeting den Garaus zu machen:

• Ist das was du sagst wahr?
• Ist das was du sagst gut?
• ist das was du sagst notwendig?

Dazu eine kleine Geschichte

Sokrates ging durch die Strassen Athens. Da kam ein Mann aufgeregt auf ihn zu. „Sokrates, ich muss dir etwas über deinen Freund erzählen, der…“  Sokrates unterbrach ihn: „Warte einmal,“ „Bevor du weitererzählst – hast du die Geschichte, die du mir erzählen möchtest, durch die drei Siebe gesiebt?„Die drei Siebe? Welche drei Siebe?“ fragte der Mann überrascht. „Lass es uns ausprobieren,“ schlug Sokrates vor.
„Das erste Sieb ist das Sieb der Wahrheit. Bist du dir sicher, dass das, was du mir erzählen möchtest, wahr ist?“ „Nein, ich habe gehört, wie es jemand erzählt hat.“ „Aha. Aber dann ist es doch sicher durch das zweite Sieb gegangen, das Sieb des Guten? Ist es etwas Gutes, das du über meinen Freund erzählen möchtest?“
Meeting Vielredner
Zögernd antwortete der Mann: „Nein, das nicht. Im Gegenteil….“ „Hm,“ sagte Sokrates, „jetzt bleibt uns nur noch das dritte Sieb. Ist es notwendig, dass du mir erzählst, was dich so aufregt?“ „Nein, nicht wirklich notwendig,“ sagte der Mann. Sokrates lächtelte und sagte: „Nun, wenn die Geschichte, die du mir erzählen willst, nicht wahr ist, nicht gut ist und nicht notwendig ist, dann vergiss sie besser und belaste mich nicht damit!“ (Stangl, 2019).

 

 

Die 3 Siebe von Sokrates sind eine Möglichkeit, Zeitfresser Meetings zu vermeiden:

1. Sei vorbereitet, also inhaltlich
2. sei aufgewärmt, also stimmlich
3. sei präsent, also selbstbewusst

 

Wenn du diese drei Punkte beachtest, wird sich der Zeitfresser im Meeting schon einmal verkürzen. Ich habe auch schon von Unternehmen gehört die grundsätzlich keine Meetings mehr machen.

 

Vielredner und Zeitfresser im Meeting eliminieren

Nun stelle ich die meine drei praxis-erprobten Tipps vor, wie ich Vielredner und Zeitfresser im Meeting eliminiere und mir somit mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge verschaffe.

Regel Nr. 1: Stichwort aufgreifen und weitergeben.

Achte genau auf den Sprechrhythmus des Vielredners und nutze die kleinen Pausen, um geschickt zu unterbrechen.
Greife ein Stichwort auf, das der Vielredner genannt hat und wende Dich sofort mit einer Frage an einen Kollegen, die sich auf das Stichwort bezieht.

Dazu ein Beispiel:

„Herr Vielredner, sie geben mir gerade ein wichtiges Stichwort. Zeitmanagement. Wie würden Sie das Thema Zeitmanagement im Team behandeln, Herr/Frau K?“

So hast Du dem Vielredner gleich einmal das Gas rausgenommen, er ist unterbrochen und muss wieder neu beginnen.

Regel Nr. 2: Sich festlegen lassen

Vielredner haben eine Gabe: Sie verlieren sich in den eigenen Argumenten, so dass zum Schluss keiner mehr so recht weiß, was für ihn wirklich wesentlich ist. Daher schreite in solchen Momenten ein! Dränge den Vielredner, sich auf einen Einwand festzulegen. Dadurch kommt das Gespräch wieder zum Kern, also es wird wieder ein Fokus im Gespräch errichtet. Und du reduzierst automatisch Zeitfresser Meetings.

Und so ermöglichst Du Dir und den anderen Teilnehmern, selbst Stellung zu beziehen.

Ein Beispiel:

„Herr Vielredner, Sie haben jetzt sehr ausführlich mehrere Einwände benannt. Welches Gegenargument ist denn für Sie das entscheidende: die hohe Quote der Kunden, oder die zu lange Gesprächsdauer Ihrer Kollegen, blablabla?“

Regel Nr. 3:  aufhalten – mit System

Lege zu Beginn des Meetings Spielregeln fest um Zeitfresser Meetings zu vermeiden! Somit hat der Vielredner keine Chance, sich hier selbst zu präsentieren und zu lange zu reden, was nur die eigene Unsicherheit zeigt.  Stoppe die Zeit die du dem Vielredner im Meeting zur Verfügung stellst. Und nach Ablauf der Zeit erteile dem nächsten Kollegen oder Mitarbeiter das Wort. Auch das zählt zum professionellen Moderieren eines Meetings. Du bist nur erfolgreich, wenn Du beim Reden auch gehört wirst.

Die nachstehenden Fragen sollen dich zum Nachdenken und reflektieren anregen:

  • wie wirkst du in Meetings
  • Was mögen andere an dir am liebsten?
  • welche Position nimmst du in Meetings ein?
  • wie siehst du dich selbst?

Bist du im Meeting eher der ganz klar, den Rudelführer, der Clown, der Zurückhaltende, der Verrückte oder der Macho? Wenn Deine Freunde oder Mitarbeiter Probleme haben, kommen sie zuerst zu Dir, löst ihr Probleme gemeinsam, lenkst Du sie vom Problem ab, indem Du sie aufheiterst?

Bist du offen und humorvoll, freundlich, selbstbewusst, hilfsbereit, introvertiert und schüchtern oder doch eher lustig, bist Du mitfühlend?

Ich finde Eigenbild versus Fremdeinschätzung immer eine tolle Selbstreflektion und meine Teilnehmer in Seminaren, Trainings und Coachings auch, denn es ist spannend wie die anderen dich wahrnehmen!

Es gibt in Facebook meine neue Gruppe. Präsentieren und kommunizieren leicht gemacht, die sich auch mit Kampfrhetorik beschäftigt. Sei dabei. Hier erfährst du Tipps, kannst mit anderen Gruppenmitgliedern chatten, deine Erfahrungen mitteilen, Fragen stellen und vieles mehr. Oder höre dir den Podcast einfach an. Ich freu mich auf dich.

Written by garystuetz

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