Meeting Kultur

Hinterlässt ein Meeting bei Ihnen einen bitteren Beigeschmack? Endlose Redebeiträge, Diskussionen die sich im Kreis drehen sind die Folge. Laut einer Studie von Sharp Electronics Europe verbringt im Schnitt ein Mitarbeiter 16,5 Stunden pro Monat in Meetings. Diese sind meist langweilig und ineffektiv. Es fehlt meistens an Vielfalt und Flexibilität in der Meeting Kultur. Über 70% der Arbeitnehmer gaben an, dass sämtliche Besprechungen unabhängig vom Thema immer nach dem selben Schema ablaufen. 48 Prozent der Befragten gaben an, dass Meetings oft steif und förmlich seien.

Langweilig war gestern. Alte Wege öffnen keine neuen Türen. Dazu gehört auch gute Vorbereitung. Leider gehen immer noch viele mit der Einstellung in ein Meeting: „Dafür hatte ich keine Zeit.“ Wo ist da die Priorität? Durch fehlende Vorbereitung vergeudet man auch die wertvolle Zeit und Energie anderer. Unvorbereitet zu sein, bedeutet auch fehlende Wertschätzung.

In gut vorbereiteten Meetings werden die relevanten Themen und Fragen aller Teilnehmenden rechtzeitig bekannt gemacht. Der Moderator bereitet die Fragen und Inputs vor und hat sie dann im Meeting sofort parat. Beim Meeting selbst wird nur noch das Nötigste und Wichtigste geklärt. Die nächsten Schritte können dann präzise organisiert und umgesetzt werden. Das spart Zeit, Nerven und Geld fürs Unternehmen.

Ganze 60 Millionen US-Dollar verliert ein Konzern mit 10 000 Mitarbeitern im Schnitt pro Jahr durch nicht effiziente Planung und Beleuchtung des Themas von allen Seiten in einem Meeting, so die aktuelle Studie der Unternehmensberatung Bain. Laut. einer Umfrage der „Harvard Business Review glauben 71 Prozent der Führungskräfte, dass Besprechungen unproduktiv und ineffizient sind und die Meeting Kultur nicht passend ist.

Meeting Kultur – was heisst das?

Die Meeting Kultur besagt auch, dass pro Woche ein halber Arbeitstag verloren geht. Das kostet Zeit, Geld und den Mitarbeitern Nerven wenn das Meeting nicht vorbereitet ist.

WirEffektivität im Meeting denken zu viel in Zahlen, Daten, Fakten und nicht mehr, wie die Botschaft aus uns rauskommt. Ebenso wird ohne Punkt und Komma gesprochen, dass sieht man häufig bei Präsentationen und Vorträgen.

Wir entscheiden über 80% emotional. Unser Gehirn ist für alles blind, worauf es nicht vorbereitet ist. Das hat die neue Neuroforschung erwiesen. Wirken und Begeistern funktioniert über die Emotionalität.

Wer Langeweile verbreitet darf sich nicht wundern, wenn die Zuhörer/Mitarbeiter auf Gedankenreisen gehen und die Aufmerksamkeit verloren geht. Die Teilnehmenden verschwinden so genauso orientierungslos wie sie in ein Meeting oder einen Vortrag gegangen sind.

Machen Sie es spannend – interessant – anders!

Mein Tipp, um ein Meeting oder Besprechungen interessanter zu machen.

  • Vorbereitung ist die halbe Miete und beschränken Sie sich auf das Wesentliche!
  • Klären Sie im Vorhinein ab, ob das Thema wirklich wichtig ist.
  • Koordinator der Tagesordnung festlegen.

Der oder Diejenige soll

  • den nötigen Überblick haben
  • die „Erlaubnis“ der Gruppe erhalten
  • und die notwendige Autorität besitzen
  • Nicht priorisierte Themen sollten auf das nächste Meeting verschoben werden
  • Exakte Zeiteinteilung.

Auch wichtig ist die genaue Zeiteinteilung in Besprechungen, wodurch Vielredner gestoppt werden können. Dies sorgt für ein zügiges Abarbeiten der relevanten Themen. Wer wagt gewinnt. Stellen Sie jedem Mitarbeiter beispielsweise nur 20 bis 30 Minuten für seine Expertise zur Verfügung.

Sobald sich die Mitarbeiter daran gewöhnt haben schafft das schnell Vertrauen in die neue Meeting Ordnung. Und es bleibt interessant

  • Weniger ist mehr.

Wir packen viel zu viel Information in unsere Botschaft. Nach einem Redeschwall von mehr als 15 Worten, braucht unser Gehirn eine Pause.
Was zu viel ist, kann es nicht mehr verarbeiten. Halten Sie daher Ihre Aussagen kurz und prägnant.

Oft werden Themen besprochen, die nicht wirklich alle Teilnehmenden etwas angehen. Behandeln Sie nur Themen, die wirklich ALLE betreffen.

  • Ändern Sie zur Abwechslung mal die Körperhaltung. Stehen anstatt zu sitzen ist einmal etwas anderes. Radiomoderatoren stehen, weil sie dadurch beweglicher, wacher und aktiver sind. Stehen ändert die Körperhaltung, die Stimmung und Wirkung. Die Botschaft kommt beim Gegenüber besser an.

Finden Sie neue Wege, um die Mitarbeiter zum Stehen zu bewegen. Mittels geeigneten Regalen oder Schreibtischen die höhenverstellbar sind. Sie können sich gut abstützen und Notizen machen.

Auch Diskussionen verlaufen im Stehen dynamischer und die Teilnehmer diskutieren engagierter. Außerdem hält Stehen munter und macht wach! Dadurch wird auch das Unternehmen insgesamt produktiver!

Wirken und begeistern in Besprechungen und Meetings heißt das Zauberwort!Wirken und begeistern

Achten Sie bei der Moderation in Besprechungen auf Stimme, Ausdruck und Sprechgeschwindigkeit. Diese haben eine große Wirkung. Ändern Sie doch ab und zu mal Ihre Sprechgeschwindigkeit –  Sie werden sehen die Teilnehmer sind dann wieder voll und ganz bei Ihnen. Das bedeutet Wirken und Begeistern! Der Moderator oder Verantwortliche verhindert damit, dass Mitarbeiter vom Thema abschweifen.

Es liegt in seinem Ermessen, ob ein Meeting auch interessant bleibt. Etwa durch

  • gutes Zeitmanagement.
  • Einhaltung der Regeln und Tagesordnung.
  • Unterstützung kniffeliger Themen durch passende Methoden

Ich helfe Ihnen gerne, auch Ihr Meeting und Ihre Präsentationen interessanter zu gestalten. Wirken und begeistern Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden.

Herzlichst

Ihr Gary Stütz

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Written by garystuetz

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