Müssen Meetings wirklich langweilig sein?

Meetings sind langweilig, demotivierend und Zeitverschwendung, sagen Wissenschaftler. Aber stimmt das auch? Sie finden manchmal täglich, oftmals wöchentlich, oder monatlich und vierteljährlich statt. Sitzungen, Besprechungen, Meetings, Konferenzen. Es sollen Informationen ausgetauscht und somit die Zusammenarbeit verbessert werden. Soweit die Theorie. Daher liegt der Focus auf „sollen“. Die Praxis sieht leider anders aus. Sie gelten als langweilige und ineffiziente Zeitfresser, so eine Studie.

Eine Untersuchung von Sharp von 2019, wurden dazu mehr als 8.000 Angestellte in Europa, darunter rund 1000 Angestellte in Deutschland befragt. Das Ergebnis: 16,5 Stunden verbringen deutsche Büroangestellte durchschnittlich pro Monat in Meetings.

Die meisten Meetings werden als Zeitverschwendung erlebt

Wirken und begeistern Ausstiegsszenarium beim NetworkenDie meisten werden als überwiegend Zeitverschwendung erlebt. Acht von zehn Arbeitnehmern geben an, dass sie produktiver sind, wenn sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz Tätigkeiten nachgehen. Das wirkt leider negativ. Es kostet Zeit, Geld und Nerven. Dem Unternehmen genauso wie den Angestellten.

55 % der Befragten findet, dass ihre Meetings meist zu unklaren Ergebnissen führen, 54 % finden Meetings u. Co zudem langweilig. Viele TeilnehmerInnen fragen sich: „Was mache ich hier?“ Genau mein Lieblingsthema. Mal ehrlich. Viele von Ihnen waren schon in langweiligen Vorträgen, Meetings Konferenzen. Es sitzen 10 Personen an einem Tisch, um etwas zu besprechen. Letztendlich sprich nur einer, der Chef. Oder immer der MitarbeiterIn der/die sich selbst gerne sprechen hört, also nicht zum Punkt kommt?

Wann wurde bei Ihrem letzten Meeting eine bahnbrechende Entscheidung getroffen? Meetings u. Co sind lang und langweilig. Das haben Studien erwiesen. Dies lässt sich vor allem durch einen Mangel an Vielfalt und Flexibilität erklären. Über 70 % der Arbeitnehmer haben angegeben, dass sämtliche Besprechungen unabhängig vom Thema nach dem immer gleichen Schema ablaufen.

Räume tragen zur Uneffektivität bei

Dazu kommt noch, dass es oftmals an geeigneten Räumlichkeiten fehlt, welche die unterschiedlichen Besprechungsformate optimal unterstützen könnten. Das sind die Aussagen von rund 60 % der Befragten. Und knapp 50 % der Befragten bemängeln, dass Besprechungen oft zu steif und förmlich sind. Bei mir stellt sich jetzt die Frage. Woher kommt diese Ignoranz der Unternehmen? Dieses, wir wissen es ja, tun jedoch nichts dagegen.

Eine Studie von Timeinvest, hat ergeben: Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden verschwendet durch unproduktive und ineffiziente Konferenzen knapp 570.000 Euro pro Jahr.

Also auf meinem Bankkonto wäre für diese Summe noch Platz. Ich meine ja nur wegen dieser sinnlosen Geldverschwendung. Franca Parianen, Neurowissenschaftlerin am Max-Planck-Institut in Leipzig sagt, das Problem das ist neurowissenschaftlich erwiesen – es ist nicht das Meeting per se, sondern die Art und Weise wie Meetings abhalten werden.

Meetings sind demotivierend

Hart arbeitende Menschen beginnen immer dann zu gähnen, wenn sie in einem Meeting sitzen. Warum unser Gehirn darauf so reagiert, habe ich schon im vorigen Blog „Reden Sie noch, oder sprechen Sie schon“ erklärt. Meetings, bei denen der Großteil der beteiligten Menschen nur passiv zuhört, kann man sich in vielen Fällen sparen. Diese Passivität wird größer, je mehr Leute an einem Meeting teilnehmen und nicht zu Wort kommen.

Es stimmen sich alle gegenseitig zu.

Selbst wenn alle Teilnehmer in einem Meeting zu Wort kommen: Meetings führen fast immer dazu, dass alle der Mehrheit zustimmen. Warum ist das so? Weil Gegenmeinungen oder Bedenken es meist schwer haben oder werden überhaupt nicht geäußert, wenn die Mehrheit einer Sache zustimmt“, so die Neurowissenschaftlerin.

Drehen wir das Rad der Zeit um ein paar Jahrtausende zurück. Damals war es lebensnotwendig, die eigene Meinung abzuwägen, wenn es viele gute Gegenargumente gab.

Druck erzeugen

Nervosität MeetingsDie für Kognitions- und Neurowissenschaften in Leipzig zuständige Expertin sagt weiters: „Unter Druck lösen wir leichtere Aufgaben noch besser, wobei wir uns bei schweren Aufgaben noch schwerer tun“, so Parianen. Das bedeutet: Sitzt man in einem Meeting neben dem Chef, oder in einer ungünstigen Position, in der einem Leute im Nacken sitzen, fühlt man sich dadurch in seiner Kreativität gehemmt. Dennoch sind Meetings, Konferenzen u. Co wichtig, weil wir sie brauchen um zumindest ab und zu einen Konsens zu finden.

Parianen hat – basierend auf diesen wissenschaftlichen Erkenntnissen – mehrere Lösungsvorschläge, um die großen Probleme der Meetings auszumerzen. Ich teile ihre Meinung:

  • Meetings auf das Wichtigste zu beschränken. Je länger das Meeting, desto eher schalten die Teilnehmer ab.
    Lt. einer Studie der University of Canterbury fanden Teilnehmer mehr Hinweise in einem Polizeivideo, wenn sie sich davor selbst Sachen notierten, als wenn sie nur gemeinsam darüber diskutierten. Interessanter Aspekt.
  • Gegenmeinungen fördern: Manchmal hilft es, externe Personen mit am Tisch zu haben — oder einen MitarbeiterIn der/die das Gesagte bewusst hinterfragt oder aus einer anderen Perspektive beleuchtet.
  • Jeder kann seinen Beitrag zu einem produktiven Meeting leisten. Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Es ist wichtig, eine offene Gesprächskultur, eine offene Kommunikation zu schaffen, in der sich die TeilnehmerInnen trauen, etwas einzuwenden. Je offener, desto effektiver ist die Gruppe.

Gerne stehe ich dir hier als Berater/Coach mit WAS zur Verfügung. Wirkung, Ausdruck, Sprache, Präsentation u. Moderation. Einfach Termin ausmachen unter info@gary-stuetz.com

Herzlichst, dein Gary Stütz

Written by garystuetz

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